退職の意思が決まっていても、どうやって退職を伝えたらよいのか分からないことで、悩んだ経験はありませんか？
中でも、退職することが初めての経験の場合は、何を意識すべきなのか、どのような手順で進めたら良いのかが全く分からない状態で、不安を感じやすいですよね。
今回は上記のお悩みを解決するために、退職の伝え方で意識すべき点や具体的な話の切り出し方について解説していきます。
また、退職後にとるべき行動や注意点、退職を伝えた後の対応例も合わせて解説しています。
本記事で取り上げた内容を参考に、スムーズな退職を実現しましょう。
退職の伝え方で意識すべき点
退職の伝え方で意識すべき点として、
- 退職の意向は誰に伝えるべきか
- 閑散期に退職の意向を切り出す
- 1カ月半前までに退職の意思を伝える
があります。
退職の意向は誰に伝えるべきか
退職の意向は直属の上司に伝えるようにしましょう。
もちろん、小規模な会社に勤めている人や役員になっている場合は、直属の上司が社長といったことも考えられます。
上記の場合は、社長に直接退職の意向を伝えましょう。
対して、 直属の上司以外の後輩や同僚に退職を伝える場合は、直属の上司と話し合い、退職日が正式に決定した後に、退職を周囲の職場の人に伝えることが大切です。
なぜなら、 不確定な状態で退職の意向を伝えると、万が一退職届を撤回する結果となった場合に、不確定な情報を発信してしまうことになるからです。
他には、上司の立場として、自分の管轄しているチーム内に影響が出ない伝え方を段取りしているケースもあるため、不確定な状態で退職を周囲に話さないよう気をつけましょう。
閑散期に退職の意向を切り出す
閑散期に退職の意向を切り出すように、退職の意向を伝えるタイミングを工夫することが大切です。
なぜなら、 業務の繁忙期やプロジェクトが進行している最中に退職の意向を伝えることで、会社の負担となるからです。
対して、閑散期は仕事量にゆとりがあり、上司から引き留められる可能性も大幅に下がるので、退職を受け止めてもらいやすくなりますね。
もちろん、介護や病気などをきっかけに、急に退職をせざるを得ない状況なら仕方ありませんが、可能な限り繁忙期を避けて退職するのをおすすめします。
万が一、繁忙期に退職を希望する場合は、繁忙期でないといけない理由を伝えておくと、納得してもらえるケースも多いですよ。
1カ月半前までに退職の意思を伝える
できれば一か月半までに退職の意思を伝えておきましょう。
退職の意思を伝えてから、最低でも2週間程度の期間が退職するまでに必要となるからです。
具体的には、民法の規定において、期間を定めていない雇用契約に関しては、退職を申し入れた後2週間で終了するようになっています。
企業によっては就業規則によって定められていることもあるため、事前に確認しておくと退職手続きがスムーズです。
会社の就業規則で短い期間で退職手続きが可能な状態状態もあるかもしれません。
しかし、業務の引継ぎや有給消化なども考慮すると、退職希望日の1か月半前までに退職の意思を伝えておく方が、自分や周囲も慌てずに対処できます。
退職を伝える際の切り出し方
退職を伝える際の切り出し方として、
- アポイントをとり、二人で話ができる場所を選ぶ
- 退職する意思を丁寧に伝える
- 前向きな退職理由を伝える
があります。
アポイントをとり、二人で話ができる場所を選ぶ
最初に、上記で紹介した退職を伝える相手にアポイントをとり、二人で話ができる場所を選びましょう。
アポイントを取る際は、相手が多忙な時間帯を避けて声をかけるか、メールで連絡するのがおすすめです。
相手が余裕を持っていて、無理のない状況だと確認した上で、アポイントの話を持ち出します。
また、この時に退職の意向は直接伝える必要がありません。
具体的には、「お話ししたいことがあるので、少しお時間を頂けないでしょうか」と、話の内容に対しては深堀りせず、相手の都合を確認する程度に留めておきましょう。
先に様々な情報を上司に伝えるよりは、対面時に退職理由とともに伝えた方がスムーズだからです。
そして、退職の話を切り出す場所は、 相手と二人きりで話ができ、 話し声が漏れにくい会議室などを選びましょう。
注意点として、食事や終業後のお酒の席において、退職の話を切り出すのはおすすめしません。
退職は「交渉」の場であるため、冷静に話ができる場所を選ぶことが、最低限のビジネスマナーだからです。
会議室など落ち着いた場所で、真剣に退職の話を切り出しましょう。
退職する意思を丁寧に伝える
退職の話を切り出す場合は、退職する意思を丁寧に伝えることが大切です。
なぜなら、業務の運営や新しい人材を確保する必要があり、退職することで会社の負担になると考えられるからです。
上記の理由から、退職の話を切り出す際に「突然で申し訳ございません」と伝え、その後に続けて「退職させていただきたく、お時間をいただきました」と伝えましょう。
また、退職の意向を伝える際に重要なポイントとして、明確に退職する意向を伝えることです。
「退職の意思があるのでご相談したいのですが」といった伝え方をすると、退職の決心がついていないといったイメージを持たれ、上司から引き留めにあったりするケースも考えられるからです。
「退職の決心がついている」といったブレない気持ちを感じ取れる伝え方を意識しましょう。
前向きな退職理由を伝える
退職の意向を伝える際は、前向きで納得できる理由を丁寧に伝えましょう。
現状に不満がある理由から退職することもありますが、前向きの説明を加えることで納得して退職手続きを進めることができるからです。
例えば、
- 「英語のスキルを保有していて、今の会社に留まっていては海外業務に携わることができないため、海外事業に関わる会社に転職しようと考えました」
- 「実家の両親が持病を患っており、将来的なことを考慮した上で、地元に根付いた企業への転職を検討し、今回退職を決心いたしました」
上記のような理由で、「新たな道へ進むために退職を決断しなければならなかった」といったが気持ちを伝えましょう。
理由が明確な場合は、退職の背景をスムーズに理解することができるため、退職を受け止めてもらえます。
退職を伝える際に準備すべきもの
退職を伝える際に準備すべきものとして、
- 退職願
- 退職届
があります。
退職願
退職願は上司に退職の意向を伝え、退職後承認を得た後で提出する書類です。
もちろん、上記の承認後の提出流れは一般的なものなので、就業規則によって会社ごとに書式が定められているケースも多くあります。
退職願を記入する前に、事前に就業規則を確認しておきましょう。
就業規則で退職願の書式が定められていない場合は、コピー用紙または白い便せんに記入するのが一般的です。
退職願の書き方に不安がある人は、文具店で購入できる「退職願専用用紙」が簡単でおすすめです。
退職届
退職届は、退職願が受理されて正式な退職日が決定した後で提出する書類です。
会社員ではなく役員や公務員で退職を希望する場合は、 辞表という形式での提出となります。
退職届も退職願と同じように、就業規則によって記入の仕方が細かく定められている可能性があります。
例えば、「いつまでに提出するか」「誰に提出するのか」「雇用形態によって提出時期が異なる」など、会社ごとで退職届の提出方法の違いがあるため、就業規則を確認しておくと安心です。
また、「誰に提出するのか」に関して規定がない場合は、直属の上司や人事部に提出するのが一般的ですね。
万が一、就業規則の期限を過ぎて提出した場合、予定通りに退職届が受理されず、希望日に退職ができないことがあります。
スムーズに退職するために、前倒しのスケジュールで退職の準備をしておきましょう。
退職を伝える前に確認しておくべきこと
退職を伝える前に以下の2点も確認しておきましょう。
- 今後の引き継ぎに関するスケジュール
- 医療保険や就業不能保険の加入状況
今後の引き継ぎに関するスケジュール
退職までに、今後の引き継ぎに関するスケジュールを確認しておきましょう。
会社を退職した後、なるべく迷惑がかからないように心がける必要があるからです。
引き継ぎ時にやるべきことの具体例として、対応していた業務やプロジェクト内容、関わっていた取引先の情報、過去に発生したトラブルとその原因や対処法などについて、引き継ぎの社員にわかるように引継書としてまとめておきます。
また、取引先への挨拶周りを行うことも必要ですが、どのような形式で退職の連絡や後任の紹介を行うのかについて、上司と相談しておきましょう。
そして、引き継ぎ時の期間は、予定外の業務が発生しスケジュール通りに進まない場合もあります。
上記の理由から、退社日の数日前に全ての業務が完結できる日程を設定しましょう。
医療保険や就業不能保険の加入状況
怪我や病気などやむを得ない事情で退職する場合もあると思います。
その場合、医療保険や就業不能保険を利用できる可能性があるため、ご自身の加入している保険を見直しておきましょう。
医療保険や就業不能保険という名前でなくても、付帯保険として適用が可能な場合もありますので、心当たりがない場合も念のため保険の加入状況を整理しておきましょう。
これを機に加入する保険を見直すのもおすすめです。保険を見直す場合は、「コのほけん！」がおすすめです。
コのほけん！では、保険の診断・比較・見積をすることができます。保険の解説記事も充実しているので、保険に関する情報を整理したい場合は、ぜひチェックしてみてください。
退職を伝える当日に意識すべきこと
退職を伝える当日に意識すべきこととして、
- 退職当日は早めに出勤する
- 身の回りを整理整頓する
- 会社に「返却する」「受理する」ものをチェックする
- 社内外へ退職のあいさつをする
があります。
退職当日は早めに出勤する
退職当日は早めに出勤することを心掛けましょう。
退職前に経費精算や退職における各種手続きが必要となるので、ゆとりを持った行動がスムーズな退職のために必要だからです。
可能であれば、いつもより30分程度早い時刻で出勤するのがおすすめです。
退職当日はやることがないのではないかと思いがちですが、社内外への挨拶なども含めると、意外と慌ただしい1日となります。
出勤時にゆとりを持って行動することが、最終日の仕事をスムーズに進めていくことにもつながりますよ。
身の回りを整理整頓する
次に、身の回りを整理整頓しておきましょう。
整理整頓の際は備品と私物の混同に注意する必要があります。
誤って社内情報を持ち出すことがないよう、入念にチェックしていきます。
また、これまで仕事で使用したデスクを掃除することも、忘れないようにしましょう。
もし、会社に私物が多い場合は、カバンや紙袋を自宅から予め持参しておくとスムーズです。
そして、会社から貸与されたものは、いつでも返却できる準備として、一つにまとめておくのがおすすめです。
会社に「返却する」「受理する」ものをチェックする
会社に「返却する」「受理する」ものを整理しておきましょう。
あらかじめ整理しておくと、スムーズに退職手続きが進められます。
また、退職時に返却する書類は、下記のようなものがあります。
- 健康保険被保険者証
- 名刺
- 社員証
- 会社の経費で購入したもの
- 通勤定期券
- 業務上の書類やデータ
- パソコン・ロッカーの鍵
上記の他にも、勤務用に貸与された制服なども返却が必要です。
これまでの仕事上で使用したものを振り返り、退職後に返却忘れがないように注意しましょう。
そして、退職時に受理する書類として、下記のようなものがあります。
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳
- 離職票
- 源泉徴収票
上記の中でも、離職票は退職後にしばらくブランクがある人は重要な書類です。
また、離職票の発行には10日以上の日数がかかるため、最終出社日までに離職票の発行を依頼しておくと手間が省けます。
そして、源泉徴収票に関しても当日に受け取れないので、 受け取り日時と方法について、事前に確認しておきましょう。
社内外へ退職のあいさつをする
退職時に、社内外へ退職のあいさつを欠かさないようにしましょう。
円満退社を目指すために、今までお世話になった人たちへ挨拶をしておくことが大切です。
万が一、転職後の会社でどのような人と再びご縁があるかわからないからです。
具体的には、社内と社外で挨拶するタイミングが異なります。
社内の従業員に対して退職の挨拶をする場合は、退職当日にメールで送るようにしましょう。
もちろん、当日にメールすることが一般的ですが、社風や各会社で定められたルールがある場合もあるので、注意が必要です。
事前に確認するために、これまでの退職者のメールを確認して、メールを送信するタイミングをチェックしておくと安心です。
また、社外の人に退職の挨拶をする場合は、社内に周知された後、退職日から2〜3週間前に伝えましょう。
退職日まで日がない状態で周知してしまうと、無責任と思われてしまいます。
スムーズに引き継ぎを行うためにも、取引先は前倒しで連絡しておきましょう。
退職を伝えた後の対応例
退職を伝えた後の対応例として、下記の4つのパターンを紹介します。
気になる項目を見つけた場合は、チェックしてみてくださいね。
「会社に必要な人材だから」と引き留められた
上司に退職の意思を伝えた場合に、「会社に必要な人材だから」と引き留められる可能性もあります。
退職の理由としてキャリアアップや前向きな転職の場合、今の会社でも有能な人材として働けているケースも多いからです。
上記のような場合の断り方として、「身に余るお言葉を大変嬉しく受け止めております。しかし、私自身の退職の意向に変わりはございません。」と遠慮なくきっぱりと伝えることが大切です。
自分自身が必要とされている立場として、引き止めにあっていることで嬉しく思う部分もあるかもしれません。
しかし、今後より良い未来を築けるために、中途半端な態度ではなくはっきりとした意思表示をしましょう。
次の転職先は決まっているの？と聞かれた
退職時に、次の転職先は決まっているの？と聞かれるケースもあるようです。
転職先が特に決まっていない場合は、「これから探して行く予定です」と今の状況を伝えると納得してもらえます。
一方で、競合他社へ転職する場合は、前職の内部情報が機密事項が流出することを懸念されるケースもあります。
内部事情を流出しないことは社会人として当然のマナーですが、前職の会社側から一方的な噂を広められることもあるので、相手を不安にさせる要素を作らないことが大切です。
上記の理由から、競合他社へ転職する場合も、「今後の転職については未定です」と答えるのがベターですよ。
退職を引き留められずにあっさりと受け止められた
退職の意向を伝えた際に「そうなんだね。わかった。」といったようなニュアンスで、引き止められずにあっさりと受け止められるケースも多くあります。
退職を決意した側として、無関心な態度に寂しさを感じることもあるかもしれません。
しかし、もめずに時短で辞めることができる幸いに感謝することが大切です。
上記のパターンで紹介したように、引き止めに合うケースは時間がかかって退職することになるからです。
今回のようなケースでは、「無駄にもめずに退職できる」と前向きに捉えましょう。
そして、転職先での会社でいきいきと働き、必要とされる人材として活躍すれば良いのです。
転職直前にボーナスを受け取るのは後ろめたい？
転職直前にボーナスを受け取るのは後ろめたいと、考えてしまう人も多いようです。
ボーナスとは仕事の頑張りに対する報酬で、ボーナスの受け取り後に転職するのが、申し訳なく感じてしまうからです。
しかし、ボーナスはこれまでの働きを査定し、会社が自ら支給する給料なので、頑張りを認めてもらったため受け取れるお金と考えられます。
一例として、「支給日在籍要件」と呼ばれる、「支給日に社員が退職しているケースのみ、ボーナスを支払う」といった規定があります。
上記の規定は多くの紛争事例で有効となっており、在籍している社員はボーナスを受け取る権利があると言えますね。
これまでの会社の貢献度合いや労働の評価として、支給されたものは受け取るべきだと考えましょう。
注意点として、ボーナス査定時に退職の意向を知っている場合、ボーナス分の支払いを査定時に支給額をカットする企業も多くあります。
退職を申し出るタイミングによっては、ボーナスが減額されるケースがあるので、留意しておきましょう。
退職を伝えた後にとるべき行動
退職を伝えた後にとるべき行動として、
- 転職先が決まっていない場合は失業保険を申請する
- 健康保険の変更手続きを行う
があります。
転職先が決まっていない場合は失業保険を申請する
次の転職先が決まっていない場合は、失業保険を申請しましょう。
以下の条件に該当する人は、失業給付金の申請が可能です。
- 離職の日からさかのぼって2年間に、被保険者期間が12か月以上
- 倒産や解雇などで退職を余儀なくされた場合において、離職の日からさかのぼり、1年間に被保険者期間が6か月以上ある
失業給付金を受給するためには、申請前に置いて転職先が決まっていないが、就労したい意思があれば受けられます。
また、病気や怪我などの理由ですぐに就職活動ができないケースは、給付対象外となります。
病気や怪我で就職活動ができない人は、「傷病手当の受給」「失業保険の受給延長手続き」などの対応が可能です。
健康保険の変更手続きを行う
退職時に、これまで所属していた健康保険の受給資格がなくなるため、国民健康保険の加入手続きを行う必要があります。
退職後に次の転職先が決まっているケースでは、転職先での資格取得の手続きで対応が可能です。
退職後に、次の就職まで期間が空く場合は、下記のいずれかの手続きを行いましょう。
- 任意継続被保険者制度の利用
- 国民健康保険への加入
- 家族の扶養に入る
健康保険に加入していない状態で怪我や病気を患った場合は、健康保険における診療日控除が受けられないため、全額自己負担を強いられます。
経済的にも負担が大きくなるので、保険適用の手続きを忘れずに済ませておきましょう。
退職後、最適な企業に再就職するために必要なこと
退職後、最適な企業に再就職するために必要なこととして、
- 自分のキャリアの棚卸を行う
- 複数の企業へ応募することを心掛ける
- 転職エージェントを活用する
があります。
自分のキャリアの棚卸を行う
自分のキャリアの棚卸を行う中で、自分の強みについて分析しましょう。
これまでの実務経験や実績を振り返ることで、自分のセールスポイントを強く意識することができるからです。
具体的なキャリアの棚卸しの方法として、実績としての数値や顧客からいただいた感謝の言葉などを列挙していきます。
実績に関しては、「想定したターゲット」「どのような価値を提供したのか」「具体的なやり方」について、項目別に分析していきましょう。
上記の作業を進めていくと、強みを発揮している環境やキーワードについて気づくことが多いです。
キャリアの棚卸後に自分の強みが理解できたら、具体的なエピソードと絡めて、セールスポイントを応募先の企業へ伝えましょう。
複数の企業へ応募することを心掛ける
複数の企業へ応募することを心掛けることも大切です。
なぜなら、転職は採用までに長い時間がかかるため、一つの企業に的を絞って応募すると、不採用の場合に大幅なロスタイムが生じるからです。
キャリアの棚卸しで分かった自分の強みを活かせる仕事を探し、複数の企業への応募を心掛けると、自分の可能性やチャンスも大きく広げられますよ。
転職エージェントを活用する
転職活動において、転職エージェントを活用するのがおすすめです。
理由は、1人で転職活動を続けていくより、転職エージェントでアドバイスや面接トレーニングを行う方が、転職が成功しやすいからです。
一人で転職活動を続けていると、客観的に自分を見る目が欠けることが多くあります。
転職エージェントは担当者のエージェントにアドバイスをもらえるので、自分の良さを最大限に活かした転職活動を展開できますよ。
転職エージェントを利用するメリット
転職エージェントを利用するメリットとして、
- 無料で利用できる
- 応募書類の作成時にアドバイスをもらえる
- 面接前に面接対策を実施してもらえる
があります。
無料で利用できる
転職エージェントは無料で利用できるため、求職者に対して何も負担がかからない点が大きなメリットです。
転職エージェントは「求人の紹介」「キャリア相談」だけではなく、以下の項目で挙げている「応募書類のアドバイス」や「面接トレーニング」など、転職希望者の就職を徹底的にサポートしてもらえます。
また、就労後の「アフターフォロー」について実施しているエージェントも多く、転職や就職後の不安も解消しやすいですね。
そして、在籍している転職エージェントは豊富な経験を持っていて、質の高いサポートを受けることができますよ。
応募書類の作成時にアドバイスをもらえる
転職エージェントは、担当者のエージェントから応募書類の作成時にアドバイスをもらえるので、転職活動を有利に進めることができます。
また、応募する企業ごとで書類を一から作成するのは手間がかかります。
しかし、転職エージェントを利用することで、ベースとなる応募書類のデータを作成してもらえるため、応募する企業ごとで修正を加えながら、効率的に転職活動を進めることもできますね。
そして、人事担当者にわかりやすい書類作成ができ、書類審査率をアップさせることが可能ですよ。
面接前に面接対策を実施してもらえる
転職エージェントは採用面接前に面接対策を実施してもらえるので、自信を持って就職活動を進められます。
面接対策を独学で進めていると自分で気づかない欠点も多く、客観的に自分を分析する視点に欠けてしまうからです。
また、対面式で面接トレーニングを行うことで、貧乏ゆすりや口癖として現れている欠点も理解するきっかけになります。
面接での印象が採用までに大きく影響するので、徹底した面接対策を行うためにも、転職エージェントを積極的に活用しましょう。
就職におすすめの転職エージェント【3選】
就職におすすめの転職エージェント【3選】として、
- リクルートエージェント
- マイナビエージェント
- ビズリーチ
があります。
リクルートエージェント
リクルートエージェントは転職業界で大手の企業であり、数多くの転職活動を成功させてきた実績があります。
実績に裏打ちされたデータだけではなく、業界に精通した担当者からのアドバイスや、交渉スキルに手腕のあるエージェントもついてもらえるので、安心して転職活動が進められますね。
また、一般の求人には掲載されていない非公開求人が2021年3月時点で約10万件チェックでき、転職先の可能性を大きく広げられます。
そして、リクルートエージェントは「リクルートグループ」の事業の一環であり、「indeed」や「リクナビ」などのサービスを展開している背景から、数多くの企業との信頼関係を構築しているとも考えられます。
転職時に登録しておくと、有意義な求人を見つけられますよ。
マイナビエージェント
マイナビエージェントは、20代～30代の若年者に向けた求人情報を展開しているサービスです。
「じっくり聴く転職エージェント」をコンセプトとして公式ホームページのトップに掲げているだけではなく、実際の利用者からも、「自分に最適な求人を紹介してもらえた」といった口コミが多く挙がっています。
求人数の多さだけではなく、多くの求人の中から最適なものをマッチングすることを重視していますね。
また、転職経験が少ない第二新卒向けの求人も豊富で、キャリアに自信がない若手の求職者でも安心して転職することができます。
そして、迅速にメールや電話で密に対応してもらえる声も多く、短期的な視点での転職を実現できますよ。
ビズリーチ
ビズリーチは、ある程度の実務経験やキャリアを持っている人に最適な転職サイトです。
ビズリーチは登録前に審査を行い、独自審査をもとに登録の可否を決定します。
これまでの経験を踏まえて、自分の市場価値を確認したい、キャリアアップを目指したいなどの目的で最大限活用できますね。
また、30代の転職成後における平均年収は「840万円」、40代は「960万円」とビズリーチの公式サイトで公表されており、年収アップを目標としている場合に最適な転職エージェントです。
これまで積み上げてきたキャリアに自信がある人は、ビズリーチに登録するのも一案ですよ。
まとめ
今回は、退職の伝え方で意識すべき点や具体的な話の切り出し方、退職後にとるべき行動や注意点、退職を伝えた後の対応例などについて徹底解説しました。
今までお世話になった職場を退職する場合は、「円満退社」という言葉があるように、感謝の気持ちを持ってスムーズな退職を実現したいと考えますよね。
しかし、具体的な退職手順や注意すべき点についての情報が少なく、思い悩んでいる人も多かったのではないでしょうか。
本記事で取り上げた内容を参考にして、スムーズな退職を実現し、転職に向けて新たな一歩を踏み出してみましょう。
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